Hoofdstuk 6

Hoofdstuk 6: Penningmeester
Willem Bot

De hoofdtaak van de penningmeester is de inkomsten en uitgaven van de vereniging in de gaten houden. Daarnaast begeleidt de penningmeester dit jaar de boekencommissie en de lustrumcommissie. Ook is de penningmeester tweede verantwoordelijke voor de acquisitie. De begroting vormt de financiële basis voor dit beleidsplan. Hieronder volgt een toelichting op de verdeling van de inkomsten en uitgaven over de verschillende posten. 

6.1 Inkomsten

De subsidie is dit jaar vastgesteld op €359,-. Het bedrag is berekend op het aantal leden van de vereniging en het aantal aanvragen voor deze bijdrage van de faculteit. 

De verwachte contributie van nieuwe IK-leden is €3.000,-. Dit is een daling van €1.000,- ten opzichte van het jaar 2010-2011. De reden voor de daling op deze post is dat er dit jaar minder inschrijvingen zijn voor KCM en dus minder eerstejaars IK-leden.

Bij de post opbrengsten boekenverkopen is dit jaar €1.400,- begroot. Dit is lager dan vorig jaar, omdat er minder nieuwe IK-leden zijn. 

Er is dit jaar minder begroot op de post sponsoring. De commissaris extern heeft als doel €5.400,- aan acquisitie binnen te halen. Het acquisitieplan wordt door de commissaris extern uitgevoerd waarin de penningmeester als tweede verantwoordelijke optreedt. Voor meer informatie over acquisitie, zie hoofdstuk 3.4.

6.2 Uitgaven 

Er worden een aantal bezuinigingen doorgevoerd in de vereniging. Dit is te zien in een aantal van de onderstaande posten.

Voor de post administratiekosten is het begrote bedrag hoger dan vorig jaar, namelijk €563,-. Dit vanwege overleg met betrekking tot een nieuwe samenwerking met Custom Website. 

De post algemene commissiekosten is dit jaar begroot op €995,-. Dit is minder dan vorig jaar, omdat er minder wordt begroot voor het Commissie-uitje.

Er is een verandering in de bijdrage van het bestuur aan de boeken-, carrière- en feestcommissie. De bijdrage aan de boekencommissie daalt. De commissie krijgt een bijdrage van €50,-, omdat dit de afgelopen jaren voldoende is gebleken voor het organiseren van de Boekenverkopen. Bij de carrièrecommissie is de bijdrage verlaagd tot €600,-, vanwege het aanzienlijke overschot vorig jaar (€387,95) en de mogelijkheid om kosteloos een locatie te regelen voor deze commissie. De feestcommissie krijgt een bijdrage van €230,-, omdat dit jaar het Themafeest vervalt, maar de commissie wel het Gala organiseert. 

De post bestuursactiviteiten is dit jaar begroot op €265,-. Dit jaar worden er twee Proeverijen georganiseerd waarvoor €100,- is begroot. De kosten voor zaalhuur en drankjes tijdens en na afloop van de A.L.V.'s worden dit jaar wederom onder deze post geschaard.

Het begrote bedrag voor de bestuurskosten is dit jaar €835,-. Dit jaar moet er betaald worden voor het gebruik van de telefoon op de IK-kamer. Deze kosten worden ook onder deze post geschaard (€240,-). 

Voor de post borrelkosten is dit jaar €460,- begroot. De kosten zijn lager dan het jaar 2010-2011, omdat er minder wordt uitgegeven aan de constitutieborrel en er dit jaar geen gratis fust voor het Eindfeest in de begroting is opgenomen.

Dit jaar zijn de kosten op de post hulpmiddelen gestegen naar €380,-, omdat vorig jaar duidelijk geworden is dat er meer toners nodig zijn voor de printers. 

Er is dit jaar geen geld begroot op de post kledinglijn, omdat het begroten van instelkosten de uiteindelijke prijs van de kleding nauwelijks drukt. Ook kan er door een andere druktechniek niet nabesteld worden zonder opnieuw de instelkosten te betalen.

De PR-kosten zijn begroot op €1022,-, omdat er dit jaar een minder grote oplage IK-pennen wordt besteld. 

Voor de post representatiekosten is dit jaar €410,- minder begroot ten opzichte van vorig jaar, omdat er geen geld wordt besteed aan nieuwe applicaties voor de site.

Het begrote bedrag voor de post verzekering is dit jaar lager, omdat vorig jaar een schatting is gemaakt van de kosten en het bedrag dit jaar vaststaat. 

6.3  Toezicht commissies

Zoals staat vastgelegd in het H.R. van de vereniging is elke commissie verplicht een begroting in haar beleidsplan op te nemen en tevens openheid van zaken over de financiële situatie te geven tijdens de looptijd van de commissie. De penningmeesters van de commissies worden door de penningmeester van het bestuur ingewerkt en begeleid. 

Wederom houdt de penningmeester toezicht op het functioneren van de commissiepenningmeesters. Voor het overzicht wordt maandelijks contact onderhouden. De penningmeester van de almanak-, carrière-, congres- en de excursiecommissie hebben één keer in de twee weken contact met de penningmeester. Het financiële doel van commissies is quitte te draaien.

Het gebruik van schaduwbegrotingen voor de almanak-, Artefact-, carrière-, congres-, excursie-, lustrum- en de museumcommissie wordt doorgevoerd in het jaar 2011-2012. Vorig jaar werd er gewerkt met schaduwbegrotingen, wat wil zeggen dat er naast de standaard begroting ook een negatief en positief scenario wordt vastgesteld. Dit maakt de financiële mogelijkheden bij de verscheidene scenario's duidelijk. De commissies moeten per scenario een plan van aanpak maken. 

6.4  Commissies

Boekencommissie

De boekencommissie is een doorlopende commissie die de Boekenverkopen van Studievereniging IK verzorgt. Dit gebeurt net als in voorgaande jaren in samenwerking met Studystore. 

Lustrumcommissie

Dit jaar start de lustrumcommissie die het tweede Lustrum van Studievereniging IK organiseert. Het Lustrum vindt plaats in april 2013, in de week na de tentamens. Vanwege de omvangrijke organisatie die vereist is voor het Lustrum, start de lustrumcommissie in oktober 2011. Het is een tweejarige commissie. Voor de werving van leden voor de commissie wordt in de collegepraatjes extra aandacht besteed aan de lustrumcommissie. De commissie heeft de normale functieverdeling, met toevoeging van een commissaris acquisitie 2, welke verantwoordelijk is voor het aanschrijven van fondsen. Ook is deze tweede verantwoordelijke voor de acquisitie. De commissaris acquisitie 1 is hoofdverantwoordelijke voor de acquisitie.

Voor de start van de lustrumcommissie worden door het bestuur 2011-2012 de data van het Lustrum vastgesteld. Bovendien ontvangt de lustrumcommissie een commissie-map, waarin bijvoorbeeld de deadlines voor de commissie staan. Dit jaar wordt het thema vastgesteld, wordt er begonnen met acquisitie lopen, wordt er gebrainstormd over activiteiten en wordt er een pr-plan opgesteld. Het thema moet kunnen aansluiten op de kunstdisciplines binnen KCM en deze moeten allemaal aan bod komen. 

Lustrum Adviesraad (L.A.R.)

Het organiseren van een Lustrumweek vergt veel tijd. Bovendien gaat er veel geld om in de lustrumcommissie. Het Lustrum is een bijzonder evenement dat maar eens in de vijf jaar plaats vindt. Daarom wordt de commissie bijgestaan door Lustrum Adviesraad (L.A.R.), zodat er met de organisatie van het lustrum op een verantwoorde manier kan worden omgegaan. De penningmeester stelt de L.A.R. samen. Hiervoor worden oud-bestuursleden en oud-lustrumcommissieleden benaderd. De L.A.R. overlegt een keer in de twee maanden mee met de lustrumcommissie. 

6.5 Specifieke beleidspunten

- Toezicht en overzicht houden op de inkomsten en uitgaven van de vereniging;
- Het begeleiden van de commissiepenningmeesters;
- Het begeleiden van de boekencommissie;
- Het begeleiden van de lustrumcommissie;
- Optreden als tweede verantwoordelijke voor de acquisitie.

Laatst bijgewerkt op 17/10/2011.